Profesyonel e-posta hizmetinde neler aramalısınız
wiki.internet.gen.tr, özgür ansiklopedi
İlandır : Kurumsal E-mail Hosting Hizmeti için tıklayınız - uZmanPosta
Gerçekci olmak gerekirse, ihtiyaçlarınızı karşıladığını düşündüğünüz ve servis kalitesinden memnun olduğunuz bir sistem kullanıyorsanız bundan çok memnun olmalısınız. Başka hizmet noktalarında özelliklerinden daha fazla faydalanacağınızı duşündüğünüz, kullandığınızdan daha uygun fiyatta olan veya bir sebeple sizi cezbeden bir servis var ise, geçiş kararından önce birden fazla kez düşünmenizi öneririz. Kısaca yukarıdaki tanımlara uyan bir hizmet alıyor ve yeterli olduğunu düşünüyorsanız en profesyonel e-posta hizmetini alıyorsunuz demektir.
Almayı düşündüğünüz tüm hizmetlerde olduğu gibi öncelikle bir gereksinim listeniz olması gerekmektedir. Bahsi geçen konu e-posta ise profesyonel olarak aramanız gereken özellikler şu şekilde olmalıdır.
Hizmetin önceden sizin düşünemeyeceğiniz ve elinizde olmayan sebeplerden dolayı tümüyle veya herhangi bir kullanıcınız için kesilmesini engelleyecek esneklikte bir ürün olmalıdır. Buna en güzel örnek e-posta sunucularına gelen ve azınsanmayacak adette olan istenmeyen postaların engellenmesi işlemidir. E-posta kutunuzun güvenliği konusunda ilk ihtiyacınız olan unsur bu dur. Kesinlikle servis sağlayıcınızı bu konuda sorgulamalı ve tatmin edici cevap almalı veya hizmet almadan önce deneme ile bundan emin olmalısınız. İkinci ve akla ancak yaşandığı zaman gelen problem kota yönetimidir. Sizin özellikle kota belirlediğiniz kullanıcılarınızın bir sebeple yer eksikliği sebebi ile e-posta alamamaları gibi bir durum olabilir. Bu da toplamda yeriniz var iken kullanıcıya ayrılan yerin dolmasından dolayı olursa komikde bir duruma düşmüş olursunuz. Bu konuyu da toplam kota alanı kullanımı özelliğini sorgulayarak çözümleyebilirsiniz. Böylece kurumunuz için belirlene kota da kullanıcılarınız rahatça hareket edebilirken siz de kota kullanım istatistiklerini gördüğünüz sayfalardan gerekli uyarıları yapabilir veya ihtiyacınızın hangi durumda olduğunu tespit edebilirsiniz.
E-posta adreslerinin yönetimi hizmet profesyonelleştikçe farklı haller alır. Bunu bir kaç özellikle açıklayalım. Bir kullanıcının gerçekte bir e-posta adres kutusu var iken birden fazla e-posta adresi olabilir. Örneğin şirket politikası gereği e-posta adresleri isim.soyisim@sirket.com seklinde açılıyor iken, aynı kullanıcı posta kutusuna farklı diğer isimlerle de e-posta gelmesi sağlanabilir. ahmet.topatan@sirket.com e-posta kutusuna sahip bir kullanıcıya atopatan@sirket.com, ahmet@sirket.com, topatan@sirket.com veya ahmettopatan@sirket.com e-posta adresleri takma isim (alias) olarak atanır ise aslında, tek bir posta kutusuna gelme ihtimali olan tüm e-postaları ilgili kişinin tek hesabına göndermiş olursunuz.
Dış yönlendirme özelliği bir çok anlamda fayda sağlanabilecek önemli bir ikinci özelliktir. Birden fazla şirket kadrosunda çalışıyor iseniz hem isim@asirketi.com, hem de isim@bsirketi.com olarak e-posta adreslerine sahip olmanız gerekebilir. Fakat siz birden fazla e-posta kutusunu yönetmek yerine tek noktadan tümüne hakim olup yönetmeyi daha pratik bulabilirsiniz. Böyle bir ihtiyaç olduğunda istediğiniz bir alan adında kayıtlı e-postayı, bir diğer alan adında kayıtlı e-posta adresine direk yönlendirme imkanı vardır. Bu sadece aynı şirket içinde değil dışarıdaki herhangi bir e-posta adresine yapılabilir.
Dağıtım grupları, kurum e-posta kullanım kültüründe bir özellikten çok artık gereksinim halini almıştır. Sorumluluğunu tek bir kişiye yükleyemeyeceğiniz satis, destek ve bilgi gibi e-posta adreslerinin birden fazla kişi tarafından alınmasını sağlamak için dağıtım grubu özelliği gerekir. satis@sirket.com gibi bir e-posta adresini dağıtım grubu olarak açıp, şirket içinde e-posta kutusu olan farklı kişilerin bu adrese gelen mesajları aynı anda almasını sağlayabilirsiniz. Dağıtım grubu ayrıca sadece bu faydayı sağlamak ile kalmamaktadır. Müşteri veya temasta olduğunuz kişilerin e-posta adreslerini kayıt altına alıp, bunların bir veya birden fazla dağıtım listesine üye olmasını sağlayıp, tek bir e-posta göndererek gerekli tüm kontaklara bu mesajların gitmesini sağlayabilirsiniz. Kısaca dağıtım grubu hem iç hem dış hem de karışık e-posta adreslerinin birleşiminden oluşabilmeli ve bunlara kısa sürede bir mesajı topluca göndermenizi sağlayabilmelidir.
Gün içinde veya daha fazla süreli işten uzak olduğunuz anlarda, e-postanızın otomatik olarak gelen mesajlara bunu bildirebilecek imkana sahip olması gerekir. Bunu kolayca ve sistem yöneticisinin değil sizin, hem de kendi sisteminize bağımsız olarak yapılabilmeliniz gerekir. Bir sebeple ofis dışında olmanız gerektiğinde, kendi sisteminiz olmasa da herhangi bir bilgisayardan web ara yüzü ile ulaşacağınız e-posta paneliniz bunu size sağlayacak yetenekte olmalıdır.
Çalışanların ofis dışında geçirdiği süre gittikçe artmaktadır. Kendi çalışma ortamınız dışında kaldığınız zaman erişim kalitenizi belirleyemeyeceğiniz yerlerden İnternet'e bağlanmanız gerekebilir. Ayrıca mobil iletişim araçları ile bu bağlantılar kurulabilmekte fakat karasal hatlardan daha yavaş çalıştığı için normal kullanım ayarlarınız bu sebeple sorun çıkarabilmektedir. Bu yüzden her ortamda kullanabileceğiniz ve e-postanıza rahatça ulaşmanızı sağlayacak, kullanımı ızdıraba dönüşmeyecek bir web ara yüzü yani web mail gerekmektedir. Günümüzde kullanım hızınıza göre size gösterilen yüzü değişen ara birimler bulunmaktadır.
Servis sağlayınıcızın verdiği hizmetleri satın almadan önce, bu hizmetleri kesinlikle denemenizi tavsiye ederiz. Aksi takdirde en pahalı tecrübe edinme yöntemi olan satın alarak öğrenmek durumunda kalabilirsiniz.
